Η συνεδρίαση πραγματοποιήθηκε στην αίθουσα συσκέψεων της Περιφερειακής Ενότητας ύστερα από πρόσκληση του Αντιπεριφερειάρχη κ. Περικλή Κολότσιου. Στην πρόσκλησή του ο Αντιπεριφερειάρχης καλούσε όλους τους φορείς να ετοιμάσουν και να καταθέσουν κωδικοποιημένο μνημόνιο με περιεχόμενο τον αριθμό των προσώπων και το σύνολο της υλικοτεχνικής υποδομής που είναι έτοιμα να διατεθούν για την αντιμετώπιση έκτακτων αναγκών.
Στην ευρεία σύσκεψη προήδρευσε ο εντεταλμένος για την Πολιτική Προστασία Περιφερειακός Σύμβουλος κ. Ανδρέας Βεργίδης, ο οποίος αφού καλωσόρισε και ευχαρίστησε τους προσελθόντες στη σύσκεψη, έδωσε το λόγο στον καθένα ξεχωριστά.
Ο λόγος πέρασε κατ’ αρχήν στους Προϊσταμένους Πολιτικής Προστασίας της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Κ. Μακεδονίας κ. Μπαρμπαρούση και Μαμαρίκα. Στις τοποθετήσεις τους τονίστηκε μεν ότι τις δύο προηγούμενες χρονιές ο νομός Κιλκίς δεν αντιμετώπισε σοβαρά προβλήματα από καιρικά φαινόμενα, αυτό όμως δε σημαίνει ότι οι υπηρεσίες δεν πρέπει να έχουν πλήρη ετοιμότητα.
Κατά την ευρεία συζήτηση που ακολούθησε οι εκπρόσωποι των φορέων κατέθεσαν επιγραμματικά τα στοιχεία που πιστοποιούν την ετοιμότητα τους να συμμετάσχουν σε επιχείρηση αντιμετώπισης εκτάκτων φαινομένων. Από τα στοιχεία που κατατέθηκαν συμπεραίνεται ότι η ετοιμότητα και ο συντονισμός βρίσκονται σε πολύ ικανοποιητικό επίπεδο.
Στην σύσκεψη του Συντονιστικού Οργάνου συμμετείχαν εκπρόσωποι από: 71η  και 33η Ταξιαρχία, Πυροσβεστική, Αστυνομική Δ/νση Κιλκίς, Δήμος Κιλκίς, Δήμος Παιονίας, Κυνηγετικός Σύλλογος Γουμένισσας, Θηροφυλακή Γουμένισσας, Δασαρχείο Κιλκίς, Δασαρχείο Γουμένισσας, Δ/νση Δάσών, Κέντρο Υγείας Πολυκάστρου, Όμιλος φίλων Κυνηγών Ακτής Θερμαϊκού, Δ/νση Π.Ε. Κιλκίς, Ομάδες Διάσωσης, Νοσοκομείο Κιλκίς, Ο.Τ.Ε., Δ/νση Γεωργίας, Δ/νση Τεχνικών Έργων.