Στα πλαίσια αυτά, η Δημοτική Αρχή οργάνωσε μια σειρά επαφών και συζητήσεων με εκπροσώπους φορέων, προκειμένου να συζητήσει μαζί τους το Επιχειρησιακό Σχέδιο και τις προτεραιότητές του, στοχεύοντας και στη μέγιστη αξιοποίηση του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς 2007-2013 (Δ’ ΚΠΣ).
Ηδη, έχουν πραγματοποιηθεί συναντήσεις με τις διοικήσεις των Συλλόγων της πόλης, τον Εμποροεπαγγελματικό Σύλλογο Πολυκάστρου, τα Τοπικά Συμβούλια και προγραμματίσθηκε συνάντηση με τους Συλλόγους των οικισμών.
Στις συναντήσεις αυτές ο Δήμαρχος Δημήτρης Σμυδάκης αναλύει τους στόχους του Επιχειρησιακού Σχεδίου και συζητά με τους εκπροσώπους των φορέων τις δικές τους ανάγκες και σχεδιασμούς. Στους συμμετέχοντες δίνεται ειδικό φυλλάδιο-ερωτηματολόγιο, προκειμένου να συμπληρωθεί και να αξιοποιηθεί από την επιστημονική ομάδα, που θα επεξεργασθεί τις προτάσεις των φορέων.
Στη εισήγησή του προς τους εκπροσώπους των φορέων ο κ. Σμυδάκης μεταξύ των άλλων τόνισε:
«Στόχος των θεσμοθετημένων διαδικασιών κατάρτισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος εκ μέρους της πολιτείας είναι να προσδώσει στα δημοτικά όργανα και τις δημοτικές υπηρεσίες κουλτούρα προγραμματισμού, μια ουσιαστική - κυρίως τεχνική - πρακτική διεργασιών προγραμματισμού.
Το Συμμετοχικό Επιχειρησιακό Πρόγραμμα είναι μια διαδικασία άμεσης συμμετοχής όσο το δυνατόν περισσότερων κατοίκων του Δήμου Πολυκάστρου στον καθορισμό της Στρατηγικής και των προτεραιοτήτων για τα έργα και τις δραστηριότητες που θα προβλέπει το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα.
Η συμμετοχή αυτή, που ελπίζουμε να αποτελέσει ένα καινοτόμο πείραμα για την χώρα μας, θα στηρίζεται στην διοργάνωση ανοιχτών δημόσιων συνελεύσεων, οι οποίες θα διεξάγονται με βάση συγκεκριμένους κανόνες. Θα αξιοποιήσουμε, για την συμμετοχική αυτή διαδικασία, την εμπειρία Ευρωπαϊκών και άλλων πόλεων, που έχουν προηγηθεί σε διαδικασίες συμμετοχικού προγραμματισμού.
Με απλά λόγια, το Επιχειρησιακό Σχέδιο αποτελεί το «εργαλείο» που απαντά στις ερωτήσεις:
- Που βρίσκεται σήμερα ο Δήμος, σε σύγκριση με τα εθνικά, ευρωπαϊκά και διεθνή standards.
- Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του, ποια τα ισχυρά και τα αδύνατα σημεία του, ποιες οι ευκαιρίες και ποιοι οι περιορισμοί στην αναπτυξιακή του διαδικασία.
- Που θέλουμε να πάμε; Ποιες είναι οι αξίες μας, ποιο το όραμά μας.
- Με ποιον τρόπο θα επιτευχθεί; Ποιες είναι οι προτεραιότητές μας, σε ποιους τομείς θα δώσουμε βαρύτητα, ποια θα είναι τα μέσα μας, οργανωτικά, επιχειρησιακά, λειτουργικά, οικονομικά.
- Τι αποτελέσματα θα έχουμε;
- Ποιους δείκτες θα εφαρμόσουμε για να αξιολογήσουμε τα αποτελέσματα, για να παρακολουθήσουμε και αποτιμήσουμε την υλοποίηση των στόχων μας.
Επιθυμία μας είναι το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα να οργανωθεί και να διευθυνθεί ως προς τη συμμετοχική του διαδικασία από τους ίδιους τους κοινωνικούς εταίρους και την κοινωνία των πολιτών, γι’ αυτό και θα συναποφασισθεί ο τρόπος εμπλοκής και συμμετοχής.
Ως προς το τεχνικό σκέλος της κατάρτισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος, θα συγκροτηθεί Διεπιστημονική Ομάδα Έργου από υπαλλήλους των υπηρεσιών του Δήμου, μέλη των οργάνων διοίκησης, ειδικούς συμβούλους και συνεργάτες του δημάρχου και εξωτερικούς Συμβούλους».